Isabelle RIAUTÉ

Présentation

Formée aux fonctions d’assistante de direction et de contrôleur de gestion, j’ai travaillé 34 ans dans le secteur privé où j’ai occupé divers postes administratifs et financiers : chez Pigier en tant qu’assistante de direction, chez BNP PARIBAS en qualité de chargée de clientèle, chez Spie Citra Immobilier, filiale de promotion immobilière du groupe de BTP Spie Batignolles en qualité de contrôleur de gestion et, enfin, chez Novapark, bureau d’études, en tant que responsable administrative et financière.

Recrutée à l’IRD en août 2017, avec le statut de contractuelle, pour le poste de gestionnaire administrative, financière et comptable au sein de l’UMR PALOC, j’ai passé en 2018 le concours externe pour ce même poste et ai été titularisée en décembre 2019.

Animation, expertises

En qualité de gestionnaire de l’UMR PALOC, j’ai pour principales missions d’apporter, tant à l’équipe de direction qu’à l’équipe de recherche scientifique, un appui pour l’exécution au quotidien des actes administratifs, et la gestion financière dans le respect des règles et procédures applicables, mais aussi d’améliorer l’organisation administrative, financière et fonctionnelle de l’UMR.

Élaborer, préparer, contrôler des actes de gestion et concevoir des outils de gestion administrative

Je gère au sein de l’UMR et dans le respect des procédures imposées par nos tutelles, l’établissement des bons de commande ainsi que le processus de suivi (confirmation de commande, certification de la livraison, facturation et suivi de la liquidation) et j’établis souvent en amont la demande de devis aux fournisseurs.

La maîtrise du processus budgétaire m’a permis de mettre en place, avec les outils à ma disposition (MAP et SIFAC), et en lien avec la direction de l’UMR, un suivi mensuel de tous les centres financiers IRD & MNHN. Ce suivi se concrétise par la conception d’un tableau de synthèse accompagné de graphiques et d’indicateurs remis en début de chaque mois à la direction de l’UMR et à chaque responsable d’enveloppe ou porteur de projet. Ces tableaux de bord présentent également un comparatif avec les trois exercices antérieurs. Les chercheurs peuvent ainsi mieux gérer leur budget et anticiper leurs dépenses. Pour la direction, il est également un outil précieux de pilotage du budget, permettant de vérifier la pertinence des prévisions (écart réalisé-budgété), d’actualiser celles-ci si nécessaire selon l’évolution des projets et de les adapter à l’actualité scientifique de l’UMR.

Ce suivi est accompagné d'un comparatif à l'échelle de l'UMR de l'état des finances des trois années antérieures afin de suivre la dynamique globale de l'utilisation des crédits et les possibilités de compléter les budgets récurrents des chercheurs par un éventuel appui financier ponctuel.

Je participe activement à l’élaboration des dossiers de demandes budgétaires des deux tutelles de l’UMR, puis à la ventilation et au suivi des crédits accordés aux membres de l’équipe. Afin d’affiner au mieux les demandes budgétaires, des tableaux de suivi analytique des dépenses conformément aux rubriques de la demande budgétaire ont été mis en place. En partant des autorisations d’engagement consommées à fin septembre de l’année N et des prévisions d’atterrissage à cette même fin d’année N, prévisions établies en fonction des informations recueillies auprès des chercheurs et de la direction de l’UMR, ces tableaux me permettent de proposer à l’équipe de direction de l’UMR une prévision budgétaire détaillée pour l’année N+1. Celle-ci sert de base pour l’établissement final du budget prévisionnel des demandes budgétaires des tutelles. Ces mêmes tableaux facilitent et accélèrent la rédaction des argumentaires budgétaires.

À la demande de la direction, un bilan comparatif des budgets de chacune de nos tutelles de l’année N avec les années N-1 , N-2 et N-3  est établi avec un focus sur certaines rubriques budgétaires significatives et est présenté aux membres du conseil de l’UMR dans le cadre d’une réunion de celui-ci.

Appuyer la direction et les chercheurs dans l’organisation d’événements, la réalisation de comptes rendus de réunion, rapports et dossiers

J’assure la tenue du secrétariat de PALOC avec notamment la prise en charge de la centralisation des informations et du suivi des réunions de l’UMR : réservations de salles et des prestations de bouche, mise à disposition de matériel technique (ordinateur, vidéoprojecteur), préparation du dossier de réunion avec ordre du jour et pièces principales liées aux événements, accueil et orientation des participants. J’utilise les outils doodle et evento-Renater pour planifier les diverses réunions.

L’UMR organise une trentaine de réunions, internes ou ouvertes, par an avec une fréquentation d'une dizaine à une cinquantaine de personnes.

Soucieuse de maintenir les liens ainsi qu’une activité scientifique collective riche, mais aussi d’impliquer davantage le Conseil dans la gestion de l’UMR, l’équipe de direction a poursuivi, mis en place ou soutenu la mise en place tout au long de cette année 2020 d’un certain nombre d’évènements récurrents :

• Une réunion hebdomadaire avec les gestionnaires, la référente Hygiène et sécurité de l’UMR afin de faire un point sur les dossiers en cours et les éventuels problèmes rencontrés ;
• Une réunion mensuelle « Café PALOC » avec l’ensemble des effectifs de l’UMR (post-doctorants, doctorants et stagiaires compris) aussi bien pour donner à tous un certain nombre d’informations afférentes à la vie de l’UMR que pour suivre l’actualité scientifique de chacun ;
• Un conseil d’UMR tous les deux mois pour statuer sur différents actes de gestion scientifique, administratif, financier, organisationnel de l’UMR ;
• Enfin les « Journées PALOC » fin juin et fin décembre pour échanger collectivement réflexions et expérience de recherche sur une thématique.
• Toutes ces réunions se tiennent soit en distanciel, soit en hybride.

Les missions de terrain étant une composante primordiale de la recherche menée à PALOC, la gestion des déplacements et l’appui aux chercheurs en ce domaine sont deux missions importantes du poste de gestionnaire : établissement des demandes de mission et de devis aussi bien pour certains chercheur.es de l’UMR que pour des invités dans le cadre d’évènements organisés par l’UMR ou pour des, suivi des demandes de devis et vérification de la délivrance des billets de transport et voucher, vérification de l’état des frais et des justificatifs de dépenses au retour des missions pour les invités et étudiants et à la transmission au BMV de la délégation régionale pour liquidation.

J’instruis, au sein de l’UMR, dans le respect des procédures, les dossiers des stagiaires et doctorants de leur constitution jusqu’à la mise en place des gratifications.

Enfin, je suis en charge de toute la « logistique » de l’UMR : demande de badge d’accès, carte d’accès au restaurant, référencement des ordinateurs sur le réseau du Muséum, demande d’installation de logiciels.

Assurer la diffusion de l’information et la communication avec les chercheurs, les services fonctionnels des deux tutelles, les partenaires extérieurs et les fournisseurs

Au sein de l’UMR, j’assure la circulation de l’information en provenance des différentes tutelles et selon les cas, je redirige les informations vers les personnes concernées. En qualité de gestionnaire financière, je communique avec les différents services fonctionnels de la délégation Ile-de-France, du siège de l’IRD à Marseille et du MNHN mais aussi avec les prestataires (fournisseurs) et partenaires extérieurs. Cette communication interne me permet d’appréhender le fonctionnement de l’unité à plusieurs échelles institutionnelles.

La communication, c’est également l’accueil physique et téléphonique. L’accueil est la première image de l’unité donnée au visiteur. Il est donc primordial au sein de l’UMR où nous accueillons fréquemment des stagiaires, doctorants, chercheurs d’autres instituts ou organismes.

En tant que gestionnaire de l’UMR, j’initie les chercheurs récemment recrutés à l’utilisation des outils SAP et à MAP et j’assure un rôle de référent pour ma collègue du MNHN, gestionnaire de l’unité en charge des commandes et missions pour le personnel de cette tutelle.

Être gestionnaire de l’UMR PALOC requiert rigueur, méthode, capacité d’analyse, aptitude à travailler en équipe et implique la connaissance des règles de la comptabilité générale publique et analytique, la maîtrise de tableur (Excel), et logiciels de traitement de texte (Word), de présentation (Powerpoint) et enfin comptable (SIFAC). Mais c’est aussi savoir organiser, réaliser et suivre divers dossiers administratifs, être en mesure de rédiger des courriers et des compte rendus, et, parfois, former les chercheurs à l’utilisation des outils (portail SAP, MAP). C’est enfin pouvoir s’adapter, faire preuve de réactivité, s’approprier les outils disponibles, veiller au suivi de la logistique et gérer les équipements.